個人情報保護について | 当社の個人情報保護方針について

メンタル・プロ株式会社（以下、当社）は、事業者向けメンタルヘルスケアサービス（ストレスチェック業務請負サービス、EAP、休職者・復職者支援サービス、カウンセリングなど）の提供に取り組んでおります。
これらの事業において、お客様の個人情報を保護する事が重要であると認識しその保護に努めるとともに、漏えい・紛失・毀損等がないように厳重に管理することが、当社の社会的責任、責務であると考え、事業を継続する上で最も重要な事項であると認識しております。
そこで、以下の個人情報保護方針を制定し、今後とも個人情報の適正な取り扱いと保護に万全を期するように努め、全従業員が個人情報保護の重要性を理解し、個人情報を適正に取り扱うことができるよう教育啓蒙を徹底し、全従業員がこれを遵守いたします。
当社は、最適なメンタルヘルスケアを目的として、本人同意の得られた利用目的の達成に必要な範囲内での、個人情報の取得、利用および提供を行い、必要な範囲を越えた個人情報の取扱いは行いません。
また、そのための措置を講じます。
当社は、個人情報保護管理者及び責任者をおき、個人情報の適正な管理運営を責任を持って推進します。
個人情報の収集・利用・提供は当社業務において必要な範囲内のみで行い、その取り扱いには万全の管理運営体制を施します。
個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩等のないように厳重なる管理および万全の防止処置ならびに是正処置を講じます。
当社では、個人情報を適正に取り扱うために個人情報管理体制を経営環境などに照らして継続的に見直し致します。また、JIS Q 15001に即した構築した個人情報マネジメントシステムを構築し、それに基づいた個人情報を管理致します。
また、このマネジメントシステムは適宜見直し、継続的な改善を図ります。
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
当社では、お客様ご本人からの個人情報の取り扱いについてや、苦情、およびご相談に関する申出については、適切かつ迅速に対応を行うように努めます。
ただし、ご本人様の情報が委託されたものに関しては委託先との契約に基づき対応致します。
個人情報に関わる苦情および問合せは次の窓口までお願いします。
＜個人情報保護に関するお問い合せ先＞
メンタル・プロ株式会社　個人情報相談窓口
eメール：
電話：03-6661-2339　受付時間：10:00～17:30
受付日：平日（土日・祝祭日・年末年始を除く）

※本方針は、当社の従業員など、当社で取り扱うすべての個人情報についても適用します。
本方針は、当社内に掲示し、全従業員に周知させます。
また、従業員各自の教育、啓発に努め個人情報保護意識の高揚を図ります。
本方針は一般の方あるいは利害関係者の方にも入手可能とするため、本ホームページに掲載するとともに送付の要求に対しても応じます。

制定　平成27年6月24日
改訂　2022年4月1日
最終改訂　2023年4月26日
メンタル・プロ株式会社
〒103-0015　東京都中央区日本橋箱崎町44-7　箱崎YMビル6F
代表取締役社長　木村　晃子

当社では、個人情報保護を重要事項として捉えております。
お客様に安心して当社のサービスをご利用頂けるよう、個人情報の保護を徹底しておりますのでご確認ください。

個人情報とは、お客様に関する情報を指し、お客様の氏名、生年月日、年齢、電話番号、メールアドレス、住所、勤務先等を意味します。
お客様に関する個人情報は、当社の方で責任をもって厳重に管理させて頂きます。
個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他規範を遵守し、その取り組みを適宜見直し改善するように致します。
事業を遂行する上で必要な範囲で当社からの通知、その他の連絡を行うために、保有する個人情報を利用することがあります。
また、これらの個人情報の取扱いを第三者に委託することがあります。
当社では、役員をはじめ、全従業員は個人情報保護方針をよく理解し、その取り扱いに細心の注意を払います。
お客様の個人情報は、次の目的にのみ使用し、それ以外の目的では使用致しません。

＜個人情報の利用目的＞

当社サービスの利用者に関する個人情報の利用目的
- 当社サービスの提供及び当社サービスのインターネットサイトの個人認証
- 当社サービスに関連する、登録完了通知、受検完了通知、結果閲覧開始通知、当社サービスの技術的な問題に関する情報、セキュリティ情報その他の当社サービス提供に不可欠な情報の送付（送信）
- 当社の商品及び当社サービスに関連する報告その他の情報の配信
- 研修サービスの申し込み受付
- お客様からのお問合せ対応
- ご要望された資料の送付(送信)
当社取引先・提携クリニック（医院）・提携企業及び団体従業員に関する個人情報の利用目的
- 法令その他の規範にもとづく届出・報告
- 連絡・商談・打ち合わせ・契約の履行・お問い合わせやご依頼への対応
- 前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供
当社お客様窓口・および対外的窓口である当社の役員・従業員（パート・アルバイト及び派遣社員を含む）・当社のインターネットサイトに対する相談・連絡等のアクセスを行った方々に関する個人情報の利用目的
- ご相談・ご連絡の内容の検討・調査及び対応
- アクセスに付随する情報及び履歴の管理
採用募集者・カウンセリング業務を行う登録者に関する個人情報を通じて入手した個人情報の利用目的
- 採否、及び登録の可・不可の検討・決定及び連絡
役員、従業員（過去に役員・従業員であった者を含む）またはそれらの家族の方の個人情報
- 当社における給与支払いその他の労務管理や、人事に関連する管理
- 福利厚生、安全衛生管理
- 教育、研修
当社サービス、その他の当社が運営する一般の方を対象としたサービスの利用者の個人情報
- インターネットサイトの利用者への連絡
- 当社サービスに関連する情報提供
- 当社の商品及びサービスに関連する広告その他の情報の配信
受託業務を履行する過程で取り扱う個人情報の利用目的
- 受託業務の遂行及び実施状況の確認
- 受託業務の品質向上

＜個人情報の第三者への提供について＞

当社では、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

個人情報提供者ご本人の同意を頂いている場合
利用目的の達成のため、当社が適切な監督を行う委託先、仕入先等のビジネスパートナーに提供する場合
国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、個人情報提供者ご本人の同意を得ることによりその事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあると当社が判断した場合
裁判所、検察庁、警察、弁護士会、消費者センターまたはこれらに準じた権限を有する機関（司法または行政機関等）から、法令にもとづき個人情報についての開示または提出を求められた場合
個人情報提供者ご本人から明示的に第三者への開示または提供を求められた場合
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは以下になります

＜個人情報保護に関するお問い合せ先＞
メンタル・プロ株式会社　個人情報相談窓口
eメール：
電話：03-6661-2339　受付時間：10:00～17:30
受付日：平日（土日・祝祭日・年末年始を除く）

＜個人情報の開示に関して＞

請求頂ける内容
当社では、個人情報の保護に関する法律（以下「法」といいます）に基づき、当社が保有する個人情報に関して、ご本人またはその代理人からの次のご請求（以下総称して「開示等の求め」といいます）を受け付け致します。

「利用目的の通知」の請求（法第三十二条第2項に基づく請求）
「開示」の請求（法第三十三条第1項（同条第5項において準用する場合を含む）に基づく請求）
「内容の訂正、追加又は削除」の請求（法第三十四条第1項に基づく請求）
「利用の停止又は消去」の請求（法第三十五条第1項に基づく請求）
「第三者への提供の停止」の請求（法第三十五条第3項及び第5項に基づく請求）

＜当社がお預かりしているお客様個人情報の開示の手続きについて＞

当社は、当社がお預かりしたお客様個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去の請求、お客様個人情報の第三者提供記録の開示の請求、お客様個人情報の第三者提供の停止の請求に個人情報保護法の定めに従って、対応させて頂きます。

当社の開示対象個人情報についての開示等の求めは、以下の手続きにより受付致します。
また、当社がご本人の同意を得たうえで個人情報の第三者提供を実施している場合は、作成した第三者提供記録の請求等の求めに対応致します。

※開示対象個人情報とは、データベース化や整理された個人情報で、本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。
ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示対象個人情報ではありません。開示等の請求に応じられない場合がありますのであらかじめご了承ください。なお、その場合は、その旨、理由を付記してご通知いたします。

①当該個人情報の在否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの（被害者等の個人情報）
②当該個人情報の在否が明らかになることによって、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの（反社会的団体等に関する個人情報）
③当該個人情報の在否が明らかになることによって、国の安全が侵害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの（外交・防衛関連の個人情報）
④当該個人情報の在否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は操作その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの（警察の捜査関連個人情報）

個人情報取り扱い事業者の氏名または名称
メンタル・プロ株式会社　代表取締役木村晃子
個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
原　憂一（連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）
電話：03-6661-2339
すべての開示対象個人情報の利用目的

当社の業態が、データ入力、システム開発・運用、コンサルティング・マーケティング、マルチメディアコンテンツ制作等を行なうことであることを踏まえて当社が取扱う個人情報の利用目的を以下のように定めます。

(1) お客様の個人情報
- ご契約内容を実施し適切に管理するため
(2) お取引先様の個人情報
- お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
(3) 当社への入社、及び就業を希望される皆様の個人情報
- 就職先、就業先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募頂いた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
- 採用選考業務のため
(4) 当社の社員の個人情報
- 業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため
- 人事選考、配属の決定のため
- 報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
- 当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため
- 適正な健康管理のため。(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません。)
(5) 当社へお問合せ頂いた方の個人情報
- 当社の接客態度等の向上のため
- お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
  ※上記利用目的において、「ご契約内容を適切に管理するため」としているものは、「契約に入る前の段階における利用」と「契約終了後における利用」を含みます。
開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

下記6.（1）開示等の求めの申し出先・個人情報苦情及び相談窓口にお申し出ください。
認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
電話：03-5860-7565
電話：0120-700-779（フリーダイヤル）
※相談受付時間　平日9：30～12：00,13：00～16：30
【当社のサービスに関する問合せ先ではございません】
開示対象個人情報の開示等およびお問い合わせ窓口と求めに応じる手続きについて

ご本人からの求めにより、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正追加または削除・利用の停止・消去および第三者への提供の停止（「開示等」といいます。）に応じます。
開示等のお問い合わせに関しては、下記の弊社連絡先までご連絡いただければ、「開示等申出書」を郵送または電子メールでご本人様へ当社より所定の「開示等申出書」を郵送・送信致します。

(1) 開示等の求めの申し出先・個人情報苦情及び相談窓口
メンタルプロ株式会社
〒103-0015　東京都中央区日本橋箱崎町44-7　箱崎YMビル6F
個人情報保護管理責任者　原　憂一
eメール：
電話：03-6661-2339
受付時間：10:00～17:30
受付日：平日（土日・祝祭日・年末年始を除く）

(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
「開示等の求め」の手続きを行われる方は、上記の個人情報相談窓口にご連絡ください。
その後、郵送または電子メールで当社より所定の「開示等申出書」を送付・送信致しますので、所定の事項を全てご記入の上、送付・送信させて頂いた「開示等申出書」を添付し、上記の住所宛にご郵送ください。
郵送の際は、封筒に朱書きで「開示等申出書類在中」とお書き添えください。
なお、電話、FAX、E-MAIL、面会等の方法による請求は受け付けしておりません。
また、上記の当社の個人情報相談窓口宛郵送によるもののみ受け付けしており、当社各部門の社員等では受け付けしておりませんので、予めご了承ください。

a）当社所定の請求書等用紙「開示等申出書」に必要事項を記入し、ご捺印の上、ご郵送願います。

b）本人確認書類

1）ご本人によるお申し込みの場合
ご本人であることの証明資料（運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、外国人登録証明書、健康保険の被保険者証、その他本人確認できる公的書類）のコピーをご郵送願います。

2）代理人によるお申し込みの場合
上記の書類に加えて、下記の書類のうち該当するもののすべて。

①親権者（または未成年被後見人）の場合
本人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー
戸籍謄本(全部事項証明)1通のコピー
代理人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー
②成年後見人(成年被後見人の法定代理人)の場合
本人の住所を確認できる公的証明書のコピー
「登記事項証明書」1通のコピー(本人の法定代理人であることがわかるもの。)
代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー
③委任状による代理人の場合
本人の印鑑証明書のコピー
当社指定の「開示等申出書」(本人の印鑑証明書で使用している印鑑を捺印したもの)
（当社指定の「開示等申出書」がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送または送信致します。）
代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー（弁護士の場合は登録番号でも可）
※「公的証明書」とは、運転免許証、各種健康保険証・年金手帳等、写真付き住民基本台帳カード、旅券(パスポート)、外国人登録証明書、印鑑登録証明書、住民票の写し、戸籍謄本・抄本、外国人登録原票の写しなどを言います。
開示対象個人情報の安全管理のために講じた措置

当社における個人情報の安全管理措置に関する内容は以下の通りです。

組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、年一回（又は必要に応じて適宜）内部監査を実施しています
人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています
- 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し秘密保持に努めています
物理的安全管理措置
- 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を講じています
- 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を講じています
技術的安全管理措置
- 個人情報を取り扱うシステム（端末）については、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定する措置を講じています
- 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています
本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

お預かりする個人情報の内容については任意と致しますが、当社が依頼する情報の提供がない場合、内容が正確でない場合は、円滑なサービスのご提供に支障をきたす可能性がございますのでご了承下さい。
返却・廃棄

当該個人情報を含む情報を利用終了後、もしくは法に定める保存期間を過ぎた場合には、当社にご提示いただきました個人情報はデータ削除および裁断廃棄致します。

＜「開示等の求め」の手数料及び徴収方法＞

「利用目的の通知」の請求または「開示」の請求については、1回の請求ごとに、税込440円の手数料が必要となります。
開示請求時に、税込440円分の郵便切手を請求書類に同封、または現金の持参にてお願い致します（なお、手数料の額は、予告なく変更させていただくことがございますので、予めご了承ください）。
※手数料が不足している場合および手数料が同封されていない場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させて頂きますのでご了承ください。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却致しません。

※注意事項

郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます
必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させ頂く場合がございます
個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の求めにお答えできない場合がございます
内容により、お時間を頂く場合がございます
開示等の求めにともない収集した個人情報は、開示等の求めの必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄致します
「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用頂けなくなることがあります。あらかじめご了承下さい

＜「開示等の求め」に応じられない事由について＞

次に定める場合は、「開示等の求め」に応じられない場合があります。「開示等」の求めに応じられない場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、この場合についても手数料（同金額）の返還は致しかねます。

ご本人または代理人の本人確認ができない場合
代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
所定の請求書類に不備があった場合
開示の求めの対象が保有する個人データに該当しない場合
本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
他の法令に違反することになる場合
保有個人データに関する「利用目的の通知」の請求について、当社が公表している利用目的（上記「個人情報の利用目的」）により、ご本人様が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
保有個人データに関する「内容の訂正、追加又は削除」の請求について、当該請求が、1）ご本人様が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によってなされたものでない場合、又は2）「内容の訂正、追加又は削除」に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
保有個人データに関する「利用の停止又は消去」の請求について、当該請求が、1）ご本人様が識別される保有個人データが法第十八条若しくは第十九条の規定に違反して取り扱われているという理由若しくは法第二十条の規定に違反して取得されたものであるという理由によってなされたものでない場合、2）請求に理由があることが判明しない場合、又は3）保有個人データの「利用の停止又は消去」に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合
保有個人データに関する「第三者への提供の停止」の請求について、当該請求が、1）ご本人様が識別される保有個人データが法第二十七条第1項又は第二十八条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によってなされたものでない場合、2）請求に理由があることが判明しない場合、又は3）保有個人データの「第三者への提供の停止」に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合
保有個人データに関する「利用の停止又は消去」又は「第三者への提供の停止」の請求について、当該請求が、1）ご本人様が識別される保有個人データを当社が利用する必要がなくなったという理由若しくは法第二十六条第1項本文に規定する事態が生じた場合その他ご本人様が識別される保有個人データの取扱いによりご本人様の権利若しくは正当な利益が害されるおそれがあるという理由によってなされたものでない場合、2）請求に理由があることが判明しない場合、又は3）保有個人データの「利用の停止又は消去」若しくは「第三者への提供の停止」に多額の費用を要する場合その他の利用停止等若しくは第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合

＜Cookieに関するポリシー＞

当社がCookieを使用して行っていること
ウェブサイトを利用する利用者の情報を、コンピュータやアプリケーションソフト上で記録管理する技術を「Cookie（クッキー）」といいます。当社のウェブサイトは、利用者が便利に利用いただけるように、以下の目的のためにCookieを利用しています。

当社webサービスのセッションを保持するためにのみ

＜免責＞

当社では、お客様のID及びパスワードの管理については関与致しません。
お客様の不注意によりID及びパスワードが第三者に利用された場合は、ご登録頂いている個人情報を閲覧される可能性がございますので、ご利用にあたっては、使用および管理について責任を負うと共に、使用上の過誤または第三者による不正使用等について十分注意をして下さい。